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Título

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Planejador de Reuniões

Descrição

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Estamos à procura de um Planejador de Reuniões dedicado e detalhista para se juntar à nossa equipe. O candidato ideal será responsável por organizar, coordenar e garantir o sucesso de reuniões internas e externas. Este papel é crucial para facilitar a comunicação eficaz e a colaboração entre diferentes departamentos e partes interessadas. O Planejador de Reuniões deve ser altamente organizado, possuir excelentes habilidades de comunicação e ser capaz de gerenciar múltiplas tarefas simultaneamente. As responsabilidades incluem a coordenação de agendas, a preparação de materiais de reunião, a reserva de locais e a gestão de logística. Além disso, o candidato deve ser capaz de lidar com mudanças de última hora e resolver problemas de forma proativa. Experiência prévia em planejamento de eventos ou funções administrativas será considerada uma vantagem. O sucesso neste papel requer uma abordagem orientada para o cliente e a capacidade de trabalhar de forma independente e em equipe. Se você é apaixonado por criar experiências de reunião perfeitas e tem um olho para os detalhes, gostaríamos de ouvir de você.

Responsabilidades

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  • Coordenar e agendar reuniões internas e externas.
  • Preparar e distribuir agendas e materiais de reunião.
  • Reservar locais e gerenciar logística de reuniões.
  • Garantir que todos os equipamentos e recursos necessários estejam disponíveis.
  • Lidar com mudanças de última hora e resolver problemas rapidamente.
  • Manter registros precisos de reuniões e decisões.
  • Comunicar-se eficazmente com todas as partes interessadas.
  • Fornecer suporte administrativo conforme necessário.

Requisitos

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  • Experiência prévia em planejamento de eventos ou funções administrativas.
  • Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita.
  • Capacidade de gerenciar múltiplas tarefas e prazos.
  • Forte atenção aos detalhes e habilidades organizacionais.
  • Proatividade e habilidades de resolução de problemas.
  • Conhecimento em ferramentas de agendamento e software de escritório.
  • Capacidade de trabalhar de forma independente e em equipe.
  • Flexibilidade para lidar com mudanças de última hora.

Perguntas potenciais de entrevista

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  • Pode descrever uma situação em que teve que lidar com uma mudança de última hora em uma reunião?
  • Como você prioriza suas tarefas quando tem múltiplas reuniões para organizar?
  • Quais ferramentas de agendamento você já utilizou?
  • Como você garante que todos os participantes estejam preparados para uma reunião?
  • Pode nos dar um exemplo de como resolveu um problema logístico em uma reunião passada?
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