Text copied to clipboard!
Título
Text copied to clipboard!Planejador de Reuniões
Descrição
Text copied to clipboard!
Estamos à procura de um Planejador de Reuniões altamente organizado e proativo para se juntar à nossa equipe. Este profissional será responsável por planejar, coordenar e executar reuniões internas e externas, garantindo que todos os aspectos logísticos e operacionais sejam gerenciados com eficiência. O Planejador de Reuniões desempenha um papel essencial na comunicação e colaboração entre departamentos, facilitando encontros produtivos e bem estruturados.
As principais responsabilidades incluem a definição de agendas, reserva de salas, envio de convites, preparação de materiais de apoio, acompanhamento de participantes e registro de atas. Além disso, o profissional deverá lidar com imprevistos, como mudanças de horário ou cancelamentos, mantendo sempre a clareza na comunicação com todos os envolvidos.
O candidato ideal deve possuir excelentes habilidades organizacionais, atenção aos detalhes e capacidade de gerenciar múltiplas tarefas simultaneamente. É essencial ter domínio de ferramentas de agendamento e comunicação, como calendários corporativos, plataformas de videoconferência e softwares de produtividade. Também é desejável ter experiência prévia em funções administrativas ou de suporte executivo.
Este cargo exige uma postura profissional, discrição e habilidades interpessoais para lidar com diferentes níveis hierárquicos dentro da organização. A capacidade de antecipar necessidades, resolver problemas rapidamente e manter a confidencialidade são qualidades valorizadas.
Se você é uma pessoa organizada, comunicativa e gosta de trabalhar em ambientes dinâmicos, essa pode ser a oportunidade ideal para você. Junte-se a nós e contribua para o sucesso das nossas operações por meio de reuniões bem planejadas e executadas.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Planejar e agendar reuniões internas e externas
- Reservar salas e recursos audiovisuais necessários
- Preparar e distribuir agendas e materiais de apoio
- Enviar convites e acompanhar confirmações de presença
- Registrar atas e acompanhar ações pós-reunião
- Gerenciar mudanças de horário e reagendamentos
- Coordenar com fornecedores externos quando necessário
- Assegurar que todas as reuniões ocorram pontualmente
- Manter comunicação clara com todos os participantes
- Fornecer suporte logístico durante as reuniões
Requisitos
Text copied to clipboard!- Ensino médio completo; superior será um diferencial
- Experiência prévia em funções administrativas ou similares
- Excelentes habilidades organizacionais e de gestão de tempo
- Conhecimento de ferramentas de agendamento e videoconferência
- Boa comunicação verbal e escrita
- Capacidade de lidar com múltiplas tarefas simultaneamente
- Discrição e confidencialidade
- Proatividade e resolução de problemas
- Atenção aos detalhes
- Habilidade para trabalhar sob pressão
Perguntas potenciais de entrevista
Text copied to clipboard!- Você possui experiência em organização de reuniões corporativas?
- Quais ferramentas de agendamento você já utilizou?
- Como você lida com mudanças de última hora na agenda?
- Você já preparou atas de reunião? Como foi a experiência?
- Como garante que todos os participantes estejam informados?
- Já coordenou reuniões com participantes internacionais?
- Como lida com conflitos de horário entre participantes?
- Você tem experiência com plataformas de videoconferência?
- Como prioriza tarefas quando há múltiplas reuniões no mesmo dia?
- Está confortável em lidar com executivos de alto escalão?
